Conformément à l'article 13 du règlement (UE) n° 2016/679 (ci-après le« RGPD »), ITABUS S.p.A., société à associé unique soumise à la direction et à la coordination d'ITALO – Nuovo Trasporto Viaggiatori S.p.A. (ci-après également dénommée la« Société »ou« ITABUS ») vous informe que les données à caractère personnel relatives aux personnes physiques (ci-aprèsles«Données ») agissant pour le compte de votre entreprise (ci-après le «Fournisseur »), collectées auprès du Fournisseur lui-même, seront traitées dans le respect des dispositions du RGPD et conformément à la note d'information ci-dessous.
Il est entendu qu'il incombe au Fournisseur d'informer les personnes physiques agissant pour son compte du traitement des données à caractère personnel (y compris les images nécessaires à la délivrance du badge) visé dans la présente déclaration et de leur demander, le cas échéant, leur consentement.
1. Catégories de données à caractère personnel traitées
La Société traitera les catégories suivantes de données à caractère personnel concernant les personnes physiques agissant pour le compte du Fournisseur :
a) les données d'état civil, telles que, à titre d'exemple, le prénom et le nom ;
b) les coordonnées, telles que, à titre d'exemple, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone.
2. Finalités et base juridique du traitement.
Les données seront traitées :
a) afin d’évaluer l’aptitude technique, économique et financière du fournisseur et de vérifier qu’il remplit les conditions requises, dans le cadre de la procédure de qualification, en vue de son inscription dans la base de données des fournisseurs du responsable du traitement ou de la mise à jour de celle-ci ;
b) afin de respecter les obligations légales auxquelles le responsable du traitement est soumis ;
c) pour l'exécution des contrats auxquels le Fournisseur est partie ou pour la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de celui-ci ;
d) pour faire valoir, exercer ou défendre un droit devant les tribunaux.
Le traitement des données aux fins visées aux points a) et d) ne nécessite pas le consentement du Prestataire, car il est nécessaire à la poursuite de l'intérêt légitime du Responsable du traitement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Le traitement des données aux fins visées au point b) ne nécessite pas le consentement du Fournisseur, car il est nécessaire pour permettre au Responsable du traitement de se conformer aux obligations légales auxquelles il est soumis, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD. Le traitement des données aux fins visées au point c) ne nécessite pas le consentement du Fournisseur, car ce traitement est nécessaire à l'exécution des contrats auxquels le Fournisseur est partie ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de celui-ci, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.
3. Communication des données et conséquences en cas de non-communication
La communication des données aux fins visées aux points b) et c) constitue, respectivement, une obligation légale et contractuelle. La communication des données aux fins visées aux points a) et d), en revanche, est nécessaire pour
la poursuite des intérêts légitimes du Responsable du traitement mentionnés ci-dessus. Dans tous ces cas, le refus de fournir les données rendra impossible pour le Responsable du traitement d'établir des relations commerciales avec le Fournisseur.
4. Destinataires ou catégories de destinataires
Les données pourront être mises à la disposition, portées à la connaissance ou communiquées aux personnes suivantes, qui seront désignées par le responsable du traitement, selon le cas et dans l'exercice de leurs fonctions, en tant que sous-traitants ou personnes chargées du traitement :
- les sociétés du groupe auquel appartient le Responsable du traitement (sociétés mères, filiales, sociétés liées), les salariés et/ou collaborateurs, à quelque titre que ce soit, du Responsable du traitement et/ou des sociétés du groupe auquel appartient le Responsable du traitement ;
- des entités publiques ou privées, personnes physiques ou morales, auxquelles le Responsable du traitement fait appel pour mener à bien les activités nécessaires à la réalisation de la finalité susmentionnée, ou auxquelles le Responsable du traitement est tenu de communiquer les données en vertu d'obligations légales ou contractuelles.
5. Durée du traitement et critères de conservation
5.1 Durée
Aux fins visées au paragraphe 2 de la présente note d'information, les données seront traitées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées pour lesquelles elles sont traitées et/ou au respect des obligations réglementaires applicables.
5.2 Conservation
Les données seront conservées selon les critères suivants et, en tout état de cause, pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf si une conservation plus longue s'avère nécessaire pour permettre la défense d'un droit devant les tribunaux :
- pendant une période de 10 ans à compter de la signature du contrat ;
- pendant une période de deux ans à compter de la date à laquelle le contrat n'a pas été conclu.
6. Droits d'accès, de suppression, de limitation et de portabilité
Les personnes concernées jouissent des droits prévus aux articles 15 à 20 du RGPD. À titre d'exemple, chaque personne concernée peut :
a) obtenir la confirmation qu'un traitement de données à caractère personnel le concernant est en cours ou non ;
b) lorsqu'un traitement est en cours, obtenir l'accès aux données à caractère personnel et aux informations relatives au traitement, ainsi que demander une copie des données à caractère personnel ;
c) obtenir la rectification des données à caractère personnel inexactes et le complément des données à caractère personnel incomplètes ;
d) obtenir, si l'une des conditions prévues à l'article 17 du RGPD est remplie, l'effacement des données à caractère personnel le concernant ;
e) obtenir, dans les cas prévus à l'article 18 du RGPD, la limitation du traitement ;
f) recevoir les données à caractère personnel le concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et demander leur transmission à un autre responsable du traitement, si cela est techniquement possible.
7. Droit d'opposition
Toute personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel effectué pour la poursuite d'un intérêt légitime du responsable du traitement. En cas d'opposition, vos données à caractère personnel ne feront plus l'objet d'un traitement, à moins qu'il n'existe des motifs légitimes justifiant ce traitement et prévalant sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.
8. Droit de déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données
En outre, toute personne concernée peut introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données à caractère personnel si elle estime que les droits dont elle bénéficie en vertu du RGPD ont été violés, selon les modalités indiquées sur le site Internet de l'Autorité, accessible à l'adresse suivante : www.garanteprivacy.it.
9. Responsable du traitement, sous-traitants et délégué à la protection des données
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est ITABUS S.p.A., société à associé unique, placée sous la direction et la coordination d'Italo – nuovo Trasporto Viaggiatori S.p.A., en la personne de son représentant légal en exercice, dont le siège social est situé à Rome, Via Casilina 1.
La liste actualisée des sous-traitants est disponible au siège du responsable du traitement et peut être demandée en envoyant un message à l'adresse électronique privacy@itabus.it.
Le délégué à la protection des données peut être contacté à l'adresse e-mail dpo@itabus.it.