V skladu s členom 13 Uredbe (EU) št. 2016/679 (v nadaljnjem besedilu: »GDPR«) vas družba ITABUS S.p.A., družba z enim delničarjem, ki je pod vodstvom in usklajevanjem družbe ITALO – Nuovo Trasporto Viaggiatori S.p.A. (v nadaljnjem besedilu tudi»družba«ali»ITABUS«), vas obvešča, da bodo osebni podatki v zvezi s fizičnimi osebami (v nadaljevanju»podatki«), ki delujejo v imenu vašega podjetja (v nadaljevanju»dobavitelj«), zbrani pri dobavitelju, obdelani v skladu z določbami GDPR in v skladu z naslednjim obvestilom.
Razume se, da je dobavitelj odgovoren za obveščanje fizičnih oseb, ki delujejo v njegovem imenu, o obdelavi osebnih podatkov (vključno s slikami, potrebnimi za izdajo izkaznice), kot je navedeno v tej izjavi, ter da od njih po potrebi pridobi soglasje.
1. Kategorije obdelanih osebnih podatkov
Podjetje bo obdelovalo naslednje kategorije osebnih podatkov v zvezi s fizičnimi osebami, ki delujejo v imenu dobavitelja:
a) osebni podatki, kot so na primer ime in priimek;
b) kontaktni podatki, kot so na primer e-poštni naslov in telefonska številka.
2. Namen in pravna podlaga obdelave.
Podatki bodo obdelani:
a) za oceno tehnične, gospodarske in finančne primernosti dobavitelja ter za preverjanje, ali ta izpolnjuje zahtevane pogoje v okviru postopka kvalifikacije za vpis v bazo podatkov dobaviteljev upravljavca ali za njeno posodobitev;
b) za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, ki veljajo za upravljavca;
c) za izpolnjevanje pogodb, v katerih je dobavitelj pogodbena stranka, ali za izvedbo predpogodbenih ukrepov, sprejetih na njegovo zahtevo;
d) za ugotavljanje, uveljavljanje ali zagovarjanje pravice pred sodiščem.
Obdelava podatkov za namene iz točk a) in d) ne zahteva soglasja dobavitelja, saj je potrebna za uresničevanje zakonitega interesa upravljavca v skladu s členom 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Obdelava podatkov za namene iz točke b) ne zahteva soglasja dobavitelja, saj je potrebna za izpolnitev zakonskih obveznosti, ki veljajo za upravljavca, v skladu s členom 6(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Obdelava podatkov za namen iz točke c) ne zahteva soglasja dobavitelja, saj je obdelava potrebna za izpolnitev pogodb, katerih pogodbena stranka je dobavitelj, ali za sprejetje predpogodbenih ukrepov na njegovo zahtevo v skladu s členom 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).
3. Posredovanje podatkov in posledice v primeru neposredovanja
Posredovanje podatkov za namene iz točk b) in c) predstavlja pravno oziroma pogodbeno obveznost. Posredovanje podatkov za namene iz točk a) in d) pa je potrebno za
zaradi uresničevanja zakonitih interesov upravljavca, navedenih zgoraj. V vseh teh primerih bo neposredovanje podatkov pomenilo, da upravljavec ne bo mogel vzpostaviti poslovnih odnosov z dobaviteljem.
4. Prejemniki ali skupine prejemnikov
Podatki se lahko dajo na voljo, posredujejo ali sporočijo naslednjim osebam, ki jih bo upravljavec podatkov imenoval, odvisno od posameznega primera in v okviru izvajanja njihovih nalog, kot odgovorne osebe ali pooblaščence:
- družbe iz skupine, v katero spada upravljavec (matične družbe, odvisne družbe, povezane družbe), zaposleni in/ali sodelavci v kakršni koli vlogi pri upravljavcu in/ali družbah iz skupine, v katero spada upravljavec;
- javni ali zasebni subjekti, fizične ali pravne osebe, ki jih upravljavec uporablja za izvajanje dejavnosti, potrebnih za doseganje zgoraj navedenega namena, ali katerim mora upravljavec posredovati podatke na podlagi zakonskih ali pogodbenih obveznosti.
5. Trajanje obdelave in merila za hrambo
5.1 Trajanje
Za namene iz odstavka 2 te izjave se bodo podatki obdelovali toliko časa, kolikor je potrebno za uresničitev navedenih namenov, zaradi katerih se obdelujejo, in/ali za izpolnitev veljavnih zakonskih obveznosti.
5.2 Shranjevanje
Podatki se bodo hranili v skladu z naslednjimi merili in v vsakem primeru največ toliko časa, kolikor je potrebno za uresničitev namenov, zaradi katerih se obdelujejo, razen če se pojavi potreba po daljšem hranjenju zaradi zaščite pravice v sodnem postopku:
- za obdobje 10 let po sklenitvi pogodbe;
- za obdobje dveh let po tem, ko pogodba ni bila sklenjena.
6. Pravice do dostopa, izbrisa, omejitve in prenosljivosti
Zainteresiranim osebam pripadajo pravice iz členov 15 do 20 Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Na primer, vsaka zainteresirana oseba lahko:
a) pridobiti potrditev, ali se obdelujejo osebni podatki, ki se nanašajo nanj;
b) če obdelava že poteka, pridobiti dostop do osebnih podatkov in informacij v zvezi z obdelavo ter zahtevati kopijo osebnih podatkov;
c) pravico do popravka netočnih osebnih podatkov in dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov;
d) če je izpolnjen kateri koli od pogojev iz člena 17 Splošne uredbe o varstvu podatkov, zahtevati izbris osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj;
e) v primerih, določenih v členu 18 Splošne uredbe o varstvu podatkov, zahtevati omejitev obdelave;
f) prejeti osebne podatke, ki se nanašajo nanj, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki ter zahtevati njihov prenos drugemu upravljavcu, če je to tehnično izvedljivo.
7. Pravica do ugovora
Vsaka oseba, na katero se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi svojih osebnih podatkov, ki se izvaja zaradi uresničevanja zakonitega interesa upravljavca. V primeru ugovora se vaši osebni podatki ne bodo več obdelovali, razen če obstajajo zakoniti razlogi za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za ugotavljanje, uveljavljanje ali obrambo pravice pred sodiščem.
8. Pravica do vložitve pritožbe pri nadzorniku
Poleg tega lahko vsaka prizadeta oseba vloži pritožbo pri Uradu za varstvo osebnih podatkov, če meni, da so bile kršene njene pravice v skladu z GDPR, in sicer v skladu z navodili na spletni strani Urada, ki je dostopna na naslovu: www.garanteprivacy.it.
9. Upravljavec, obdelovalci in pooblaščenec za varstvo osebnih podatkov
Upravljavec osebnih podatkov je družba ITABUS S.p.A., družba z enim delničarjem, ki je pod vodstvom in usklajevanjem družbe Italo – nuovo Trasporto Viaggiatori S.p.A., v osebi začasnega zakonitega zastopnika, s sedežem v Rimu, Via Casilina 1.
Posodobljen seznam pooblaščencev za obdelavo je na voljo na sedežu upravljavca in ga je mogoče zahtevati s pošiljanjem sporočila na elektronski naslov privacy@itabus.it.
Na pooblaščenca za varstvo podatkov se lahko obrnete prek elektronskega naslova dpo@itabus.it.